Pengoperasian dan pemeliharaan aset

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan rahmat dan karuniaNyalah penulis dapat menyusun makalah ini dengan baik dan benar, serta tepat pada waktunya.

Penulis menyadari dalam penyusunan makalah ini dapat selesai tidak lepas dari bantuan, bimbingan, petunjuk serta motivasi dari berbagai pihak. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, segala kritik dan saran yang membangun akan sangat berguna agar pada penulisan selanjutnya dapat menghasilkan karya yang lebih baik. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membacanya.

Tanjungpinang, September 2014

                                                                                    Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR....................................................................................... i

DAFTAR ISI....................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN...................................................................................

A.      Latar Belakang......................................................................................

B.       Rumusan Masalah ................................................................................   

C.       Tujuan...................................................................................................

BAB II KERANGKA TEORITIS.................................................................... 7

A.      Pengertian Aset..................................................................................... 7

B.       Tujuan Aset .......................................................................................... ..

C.       Klasifikasi Aset..................................................................................... 9

D.      Kategori Aset........................................................................................ 10

E.       Alur Manajemen Aset .......................................................................... 11

BAB III PENGOPERASIAN DAN PEMELIHARAN ASET ..................... 17

A.      Pengoperasian Aset .............................................................................. 17

B.       Pemeliharan Aset ................................................................................. 24

BAB IV PENUTUP ........................................................................................... 29

A.      Kesimpulan........................................................................................... 31

DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................   33

Aset merupakan hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Sejalan dengan kebutuhan akan pelayanan, Aset digambarkan sebagai faktor penting untuk menunjang kualitas pelayanan. Hal ini menjelaskan mengapa banyak organisasi mempunyai aset dalam jumlah besar. Berkaitan dengan hal tersebut, maka aset properti dalam jumlah yang besar harus dapat dikelola dengan baik.

A.           PENGERTIAN ASET

Menurut Standar Akuntansi Pemerintahan (SAP) “aset adalah sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial dimasa depan diharapkan dapat diperoleh, baik oleh pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya nonkeuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber-sumber daya yang dipelihara karena alasan sejarah dan budaya”.

Hariyono (2007) dalam modul Prinsip-Prinsip Manajemen Aset/Barang Milik Daerah, “aset adalah barang, yang dalam pengertian hukum disebut benda, yang terdiri dari benda tidak bergerak dan benda bergerak, baik yang berwujud (tangible) maupun yang tidak berwujud (Intangible), yang tercakup dalam aktiva/kekayaan atau harta kekayaan dari suatu instansi, organisasi, badan usaha ataupun individu perorangan”.

Menurut Siregar (2004) “pengertian aset adalah barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai nilai ekonomi (economic value), nilai komersial (commercial value) atau nilai tukar (exchange value) yang dimiliki oleh badan usaha, instansi atau individu”.

Jadi dapat disimpulkan bahwa aset adalah sesuatu yang memiliki nilai ekonomi, nilai fungsi, nilai pemilikikan, nilai ciri khas, dan nilai prestise yang dimiliki baik oleh perorangan / individu maupun kelompok / organisasi yang ditujukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (http://sahidsutomo.blogspot.com/).

B.            TUJUAN MANAJEMEN ASET

Tujuan utama dari manajemen aset adalah membantu suatu entitas (organisasi) dalam memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan efisien. Hal ini mencakup panduan pengadaan, penggunaan, dan penghapusan aset, dan pengaturan risiko dan biaya yang terkait selama siklus hidup aset. Agar efektif, manajemen aset perlu dipertimbangkan sebagai aktivitas yang komprehensif dan multi-disiplin yang terkait dengan banyak faktor antara lain:

a.              Siklus hidup aset dan prinsip-prinsip manajemen aset;

b.             Kebutuhan dari para pengguna aset;

c.              Kebijakan dan peraturan perundangan;

d.             Kerangka manajemen dan perencanaan organisasi;

e.              Kelayakan teknis dan kelangsungan komersial;

f.              Pengaruh eksternal/pasar (seperti komersial, teknologi, lingkungan, dan industri);

g.             Persaingan permintaan dari para stakeholder dan kebutuhan merasionalisasikan operasi untuk memperbaiki pemberian pelayanan atau untuk meningkatkan keefektifan biaya.

B.            Klasifikasi aset  

Menurut Kepemilikan dan Pemanfaatan :

- Aset Publik

  Aset yang dimiliki oleh negara digunakan dan dimanfaatkan untuk Kepentingan umum :

- Aset Non Publik/Privat

   dimiliki oleh pribadi dan dimanfaatkan untuk kepentingan pribadi 

Menurut Jenisnya :

-Finansial

  aset ini berbentuk liquid (valas, deposito)

-Non Finansial  

(http://irfanmnugraha.blogspot.com/)

C.          Kategori Aset

Kategori aset menurut Budisusilo (2005;37) yaitu :

1)        Aset operasional adalah yang dipergunakan dalam operasional perusahaan /pemerintah yang dipakai secara berkelanjutan dan atau dipakai pada masa mendatang; dimiliki dan dikuasai/diduduki untuk digunakan/dipakai operasional perusahaan/pemerintah; bukan asset khusus, jika aset khusus yang berupa prasarana dan aset peninggalan sejarah yang dikontrol oleh pemerintah, tetapi secara fisik tidak harus dihuni untuk tujuan operasional, diklasifikasikan sebagai aset operasional;

2)        Aset non operasional adalah aset yang tidak merupakan bagian integral dari operasional perusahaan/pemerintahan dan diklasifikasikan sebagai aset berlebih. Aset berlebih merupakan aset non integral yang tidak dipakai untuk penggunaan secara berkelanjutan atau mempunyai potensi untuk digunakan di masa akan datang, dan karena itu bersifat surplus terhadap persyaratan operasional;

3)        Aset infrastruktur adalah aset yang melayani kepentingan publik yang tidak terkait, biaya pengeluaran dari aset ditentukan kontinuitas penggunaan aset bersangkutan, seperti jalan raya, jembatan dan sebagainya;

4)        Community asset, sebenarnya adalah aset milik pemerintah dimana penggunaan aset tersebut secara terus menerus, umur ekonomis atau umur gunanya tidak ditetapkan dan terkait pengalihan yang terbatas (tidak dapat dialihkan). Contoh aset ini adalah musium, kuburan, rumah ibadah dan sebagainya.

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintah (SAP), pernyataan nomor 62 aset dikatagorikan ke dalam aset lancar dan non lancar. Sesuai kategori dalam ketentuan ini maka aset tetap dikatagorikan sebagai aset non lancar. Dalam organisasi, Aset yang paling banyak dimiliki ialah asset tetap. Aset tetap biasanya merupakan komponen asset yang nilainya paling besar dalam neraca suatu entitas organisasi dan diperoleh untuk digunakan dalam operasional entitas dan tidak dimaksudkan untuk dijual. (http://id.wikipedia.org/). Penyajian dan pengungkapan asset tetap menjadi sangat penting dalam laporan keuangan suatu entitas.

Menurut pernyataan Standar Akuntansi Keuangan nomor 16 aset tetap dapat didefinisikan sebagai aset berwujud yang dimiliki untuk digunakan dalam produksi atau penyediaan barang atau jasa, untuk direntalkan kepada pihak lain, atau untuk tujuan administrative dan diharapkan untuk digunakan selama lebih dari satu periode masa manfaatnya (biasanya beberapa tahun) dan oleh karenanya akan disusutkan selama masa manfaat tersebut.

Aset tetap diklasifikasikan berdasarkan kesamaan dalam sifat atau fungsinya dalam aktivitas operasional. Aset tetap dibagi dua yaitu berwujud (tangible) dan tidak berwujud (intangible). Menurut akuntansi pemerintah, aset tetap berwujud (tangible) terdiri dari :

·                Tanah

·                Peralatan dan mesin

·                Gedung dan bangunan

·                Jalan, irigasi dan jaringan

·                Asset tetap lainnya.

·                Konstruksi dalam pengerjaan

Menurut Hermanto (2009), “Aset intangible (tidak berwujud), adalah aset non keuangan yang dapat di identifikasikan dan tidak mempunyai wujud fisik serta dimiliki untuk digunakan dalam menghasilkan barang atau jasa atau digunakan untuk tujuan lainnya termasuk hak atas kekayaan intelektual. Bentuk aset yang tidak berwujud (Intangible) ialah :

·                Sistem Organisasi (Tujuan, Visi, dan Misi), 

·                Patent (Hak Cipta), 

·                Quality (Kualitas), 

·                Goodwill (Nama Baik/Citra), 

·                Culture (Budaya), 

·                Capacity (Sikap, Hukum, Pengetahuan, Keahlian), 

·                Contract (Perjanjian) dan 

·                Motivation (Motivasi)”.

Dalam pengelolaan Aset diperlukan pemberian bimbingan/petunjuk mengenai Pengadaan, penggunaan, dan penghapusan aset agar menghasilkan manfaat sebesar mungkin dan mengelola resiko serta biaya yang mungkin timbul selama masa pemanfaatan aset tersebut. Sehingga untuk merealisasikan itu semua diperlukan suatu manajemen pengelolaan aset yang disebut manajemen aset.

Manajemen aset merupakan suatu pendekatan yang dapat memberikan semua informasi dan alat analisa yang diperlukan untuk mengelola aset yang ada agar menjadi lebih efektif dan dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan masa mendatang tidak terlepas dari peristiwa yang mungkin terjadi dan dapat menghambat pencapaian tujuan/sasaran perusahaan. Peristiwa yang dapat menghambat pencapaian tujuan manajemen tersebut atau biasa disebut dengan risiko, harus dikelola dengan baik dengan cara menerapkan manajemen risiko yang sistematis.

Banyak perusahaan masih menganggap Manajemen Aset secara Fisik hanyalah sekedar instrumen pengelolaan daftar aset. Realita di lapangan menunjukan banyak kasus yang sebenarnya dimulai dari salah kelola dan salah urus masalah aset, sehingga berdampak kerugian yang tidak sedikit. Sebagai contoh optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas, sehingga sulit untuk mengetahui apakah suatu alat produksi sudah saatnya untuk  diganti atau masih layak untuk di maintenance.

Proses manajemen aset dilakukan dengan melakukan analisis terhadap data-data yang ada, melakukan inspeksi atas penugasan yang telah diberikan, inspeksi atas sumber daya yang digunakan, biaya, cara kerja dan perubahan yang terjadi. Harus dilakukan akomodasi terhadap perubahan yang ada sehingga semua permasalahan yang timbul akan dapat dikendalikan. Kegiatan manajemen aset dimulai dari kegiatan identifikasi aset, menentukan rating dan melakukan investarisasi aset, penilaian atas kondisi aset serta penilaian atas aset itu sendiri, mencatat sisa hidup aset, siklus pembiayaannya dan menganalisis kesenjangan yang ada. Disamping itu juga harus dilakukan monitoring atas kondisi aset dan audit serta persiapan rencana kerja manajemen aset. Selain itu juga harus dilakukan identifikasi atas kebutuhan atas aset dengan mempertimbangkan persyaratan yang berlaku di masyarakat, ketentuan yang berlaku termasuk atas pemeliharaan dan rehabilitasi yang sedang dilakukan, agar sesuai dengan kebutuhan. Kemudian proses kegiatan manajemen aset juga ditujukan kepada operasional aset tersebut dan sampai dengan dialihkannya aset tersebut kepada fihak lain apabila telah tidak dibutuhkan lagi dan tidak layak lagi untuk dipertahankan keberadaannya (dispossal). ( http://penilaiindonesia.com/)

Manajemen asset membantu organisasi pemerintah atau non pemerintah agar dapat terpenuhi pelayanan yang efektif dan efisien. Manajemen asset disuatu organisasi dianggap efektif jika :

·                Dapat memperbesar manfaat aset;

·                Dapat mengurangi kebutuhan aset baru atau aset yang tidak perlu sehingga dapat  menghemat anggaran;

·                Fase siklus hidup aset berlangsung dengan baik;

·                Fokus perhatian bisa lebih diarahkan pada hasil dengan memberika pembebanan tanggung jawab, akuntabilitas, dan keperluan pelaporan secara jelas

·                Dapat menjaga potensi manfaat suatu aset (memberi perhatian pada lama penggunaan aset dan efektivitas pemeliharaan aset);

·                Konsistensi melakukan penilaian dan evaluasi setelah aset dimiliki dilakukan secara periodik;

D.          Alur Manajemen Aset

Menurut Sugiama (2012) seluruh proses manajemen aset dapat juga disebut fungsi dalam manajemen aset/alur manajemen aset. Terdapat tahapan-tahapan dalam manajemen aset yang merupakan sub-unit kegiatan yang sistematis dan teritegrasi. Masing-masing tahapan saling mempengaruhi dan dipengaruhi. Seluruh kegiatan harus dilaksanakan dengan sebaik mungkin agar tidak terjadi kesalahan fatal. Secara umum alur dari manajemen aset adalah Perencanaan Aset, Pengadaan Aset, Inventarisasi Aset, Legal Audit Aset, Operasi Aset, Pemeliharaan Aset, hingga Pengalihan Aset dan Penghapusan Aset. Alur dapat dilihat lebih jelas pada gambar :

Gambar : Skema Alur Manajemen Aset

 Sumber : Sugiama, 2012:2

Adapun penjelasan dari setiap langkah dalam siklus hidup aset yang telah digambarkan pada gambar 2.4 adalah sebagai berikut:

1.             Pengadaan Aset : Kegiatan pengadaan (barang dan jasa)  adalah serangkaian kegiatan untuk memperoleh atau mendapatkan aset/ barang maupun jasa baik yang dibiayai oleh sendiri maupun yang dibiayai oleh pihak luar atau dilaksanakan secara swakelola (sendiri), maupun oleh penyedia barang dan jasa.

2.             Inventarisasi Aset : Rangkaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas aset secara fisik non fisik, dan secara yuridis / legal. melakukan kodefikasi dan mendokumentasikannya untuk kepentingan pengelolaan aset bersangkutan.

3.             Legal Audit Aset : Kegiatan pengauditan tentang status aset, sistem dan prosedur penguadaan, sistem dan prosedur pengalihan, pengidentifikasian adanya indikasi permasalahan legalitas, pencarian solusi untuk memecahkan masalah legalitas yang terjadi atau terkait dengan penguasaan dan pengalihan aset.

4.             Penilaian Aset : Sebuah proses kerja untuk menentukan nilai aset yang dimiliki, sehingga dapat diketahui secara jelas nilai kekayaan yang dimiliki, atau yang akan dialihkan maupun yang akan dihapuskan.

5.             Operasi dan Pemeliharaan Aset : Kegiatan menggunakan atau memanfaatkan aset dalam menjalankan tugas dan pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan pemeliharaan aset adalah kegiatan menjaga dan memperbaiki seluruh bentuk aset agar dapat dioperasikan dan berfungsi sesuai dengan harapan.

6.             Penghapusan Aset: Kegiatan untuk menjual, menghibahkan atau bentuk lain dalam memindahkan hak kepemilikan atau memusnahkan seluruh/sebuah unit atau unsur terkecil dari aset yang dimiliki.

7.             Rejuvinasi Aset / Review : Upaya peremajaan aset dengan tujuan aset dapat didayagunakan kembali sebelum umur ekonomisnya habis. Peremajaan ini dapat berupa perbaikan menyeluruh ataupun penggantian suku cadang dengan tujuan aset dapat beroperasi seperti pada keadaan semula.

8.             Pengalihan Aset : Upaya memindahkan hak dan atau tanggung jawab, wewenang, kewajiban penggunaan, pemanfaatan dari sebuah unit kerja ke unit yang lainnya di lingkungan sendiri.

PENGOPERASIAN DAN PEMELIHARAAN ASET

Organisasi harus menyusun mekanisme akuntabilitas yang efektif yang memastikan penggunaan dan pemeliharaan berkelanjutan atas aset masih relevan dengan kebutuhan penyediaan pelayanan dan standar pelayanan seperti yang dijelaskan di dalam rencana pengadaan. Perbaikan dalam sektor publik telah diarahkan pada penyusunan akuntabilitas, dengan tanggung jawab, pada tingkat program penyediaan pelayanan. Manajer program bertanggung jawab atas input dan hasil yang bisa dikendalikan (controllable) dari masing-masing program.

Untuk memastikan penggunaan aset yang efektif, adalah penting bagi manajer program untuk bertanggung jawab terhadap biaya dari penggunaan aset dalam program penyediaan pelayanan dan kinerja aset tersebut dalam pencapaian tujuan program penyediaan pelayanan. Bagian ini mencari mekanisme yang dengannya akuntabilitas finansial dan kinerja disusun. Bagian ini juga memberikan panduan untuk implementasi penilaian kondisi dan pemantauan kinerja yang memadai.

  Kebutuhan penyediaan pelayanan diakui di buku ini sebagai sesuatu yang fundamental dalam mengarahkan praktik dan keputusan aset. Bab ini memfokuskan pada kinerja aset dalam memenuhi kebutuhan tersebut dan peran bahwa pengoperasian dan pemeliharaan aset aktivitas utama ketiga dalam siklus hidup aset berarti dalam menyokong tingkat kinerja aset. Isu khusus yang dibahas adalah penentuan kinerja dan perencanaan pemeliharaan dipersyaratkan.

Siklus Hidup Aset: Tahap Operasi dan Pemeliharaan

Sumber:

Victorian Government,Asset Management Series, 1995, bagian 2 butir 5.

Tahap Pengoperasian dan Pemeliharaan, yaitu ketika suatu aset digunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan. Fase ini mungkin diselingi dengan pembaharuan atau perbaikan besar-besaran secara periodik, penggantian atas aset yang rusak dalam periode penggunaannya, dan Pengoperasian dan Pemelihaan merupakan alur yang paling penting dalam memanajemen suatu aset sehingga asset tersebut dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama.

A.          Pengoperasian Aset

Sebuah aset dikatakan produktif dan mempunyai kinerja yang kuat apabila mampu menghasilkan profit yang signifikan. Secara umum kinerja sebuah aset dapat dikatakan baik apabila pengoperasian terhadap aset tersebut telah mencapai tingkat yang diinginkan (desired level), demikian sebaliknya, aset dianggap kurang kinerjanya apabila tingkat pengoperasiannya masih rendah. Asumsi yang digunakan adalah pemgoperasian aset berbanding lurus dengan manfaat yang dihasilkan, semakin didayagunakan semakin besar benefitnya (Naf’an W.R. 2010).

Aset yang dioperasikan harus ditetapkan terlebih dahulu status penggunaannya untuk mendukung tugas dan fungsinya, atau dengan kata lain, sebuah Aset adalah untuk tugas dan fungsi pengguna barang. Penggunaan Asset adalah kegiatan yang dilakukan oleh Pengguna Barang dalam mengelola dan menatausahakan BMN yang sesuai dengan tugas dan fungsi instansi yang bersangkutan.

Pengoperasian aset mempunyai fungsi yang berhubungan dengan kerja, pengendalian aset dan biaya yang berhunbungan dengannya yang merupakan komponen penting dalam aset yang dinamis atau berumur pendek. Dalam pengoperasian asset diperlukan Sumber Daya Manusia yang ahli dalam menggunakan asset tersebut, hal ini dimaksudkan agar asset tersebut tidak cepat rusak ketika di operasionalkan karena asset tersebut berada di tangan yang tepat.

B.          Pemeliharaan Aset

Kegunaan suatu aset tergantung pada seberapa efektif aset tersebut memenuhi tujuannya. Untuk kebanyakan jenis aset, hal itu dapat tergantung pada kerutinan dan kelayakan dari pemeliharaannya. Pemeliharaan yang rutin dapat membantu melindungi nilai aset.

Pemeliharaan aset adalah usaha mempertahankan kondisi  aset agar tetap berfungsi sebagaimana mestinya atau dalam usaha meningkatkan wujud  aset, serta menjaga terhadap pengaruh yang merusak. Pemeliharaan aset merupakan upaya untuk menghindari kerusakan komponen/elemen asset akibat keusangan/kelusuhan sebelum umurnya berakhir. Tindakan (action) pemeliharaan yang dilakukan tidak hanya diartikan sebagai aktivitas fisik terkait dengan upaya pemeliharaan namun juga menyangkut beberapa aspek pertanggungjawaban (stewardship) dan aspek pembiayaan. Kondisi yang dapat diterima adalah merupakan persyaratan operasional yang harus diterima agar seluruh aset dapat bekerja/berfungsi sesuai dengan yang direncanakan.

Pemeliharaan aset  fisik bertujuan untuk mempertahankan/ mengoptimalkan usia pakai aset fisik. Kegiatan pemeliharaan meliputi penilaian kondisi, inventarisasi dan perencanaan waktu pemeliharaan, penetapan spesifikasi pekerjaan pemeliharaan,pelaksanaan pemeliharaan (pemeliharaan pencegahan dan pemeliharaan perbaikan atau major and corrective maintenance), pembiayaan pemeliharaan dan pencatatan pemeliharaan.

Perencanaan pemeliharaan aset memungkinkan tindakan yang telah ditargetkan diambil secara tepat waktu dan biaya-efektif. Hasilnya, akan membantu meyakinkan bahwa aset akan tetap layak dan produktif untuk biaya jangka panjang yang serendah mungkin. Sebagai langkah pertama, suatu organisasi harus menentukan aset-aset mana yang perlu dipelihara (yakni entitas harus menilai materialitas dari aset-asetnya). Beberapa aset mungkin, sebagai contoh, memiliki nilai yang rendah atau sedikit dan memiliki umur manfaat yang relatif pendek; sedangkan lainnya mungkin berupa aset-aset yang normalnya memerlukansedikit atau bahkan tidak memerlukan usaha pemeliharaan (misalnya meubel/furniture). 

Berdasarkan uraian tersebut di atas, suatu strategi  pemeliharaan atas aset organisasi sektor publik diperlukan untuk meningkatkan dan mendorong efektifitas penggunaan aset fisik organisasi sektor publik, pada waktu yang sama akan mengurangi resiko turunnya kualitas pelayanan dan beban finansial di masa mendatang yang diakibatkan oleh kurang terpeliharanya aset organisasi sektor publik. Strategi pemeliharaan aset bertujuan agar aset organisasi sektor publik terpelihara untuk dapat dimanfaatkan secara optimal selama siklus masa manfaat aset, menjaga kinerja aset supaya dapat memenuhi pelayanan yang diharapkan, beban biaya untuk melakukan pemeliharaan aset selama masa manfaatnya dapat dikuantifikasi, serta diperolehnya informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dan penganggaran organisasi sektor publik. http://kajiansektorpublik.wordpress.com/

1.             Kebijakan Pemeliharaan Aset

Kebijakan pemeliharaan diturunkan dari pertimbangan atas beberapa faktor yang berhubungan dengan kebutuhan organisasi dan risiko dan konsekuensi dari kerusakan aset.

Pertanyaan signifikan terkait kebijakan yang perlu dijawab meliputi :

1.             Apa sajakah standar pemeliharaan (kondisi yang diinginkan dari aset)?

2.             Apakah pendekatan gabungan memadai?

3.             Apakah manajemen pemeliharaan telah diserahkan?

4.             Bagaimana pelayanan akan diberikan (in-house  atau out-source) ?

Kebijakan pemeliharaan memberikan dasar untuk menentukan mengapa aset dipelihara dengan cara tertentu. Kebijakan tersebut berhubungan langsung dengan strategi pemeliharaan. Pemilihan strategi pemeliharaan mencakup pertimbangan atas gabungan prosedur dan kapasitas yang memadai untuk melakukan modifikasi dan perbaikan disaat dibutuhkan. Mau tidak mau satu pendekatan layak diambil. Pendekatan yang utama adalah:

1.             Korektif tidak ada pemeliharaan yang dilakukan tanpa, atau sampai, ada aset yang tidak berfungsi sesuai dengan standar yang ditentukan;

2.             Preventif melakukan pemeliharaan yang terprogram untuk mengurangi kemungkinan kerusakan aset sampai pada tingkat yang dapat diterima.

2.             Strategi Pemeliharaan

a.              Strategi pemeliharaan merupakan suatu rencana komprehensif yang:

b.             Menjelaskan tentang aset, kinerja yang diinginkan/dipersyaratkan dari aset tersebut, dan pada tingkat (level) yang mana aset ini akan dipelihara;

c.              Menjelaskan sistem dan prosedur yang akan digunakan untuk merencanakan dan mengatur pekerjaan pemeliharaan;

d.             Menentukan jenis pemeliharaan yang akan dilakukan, dan mengapa;

e.              Menentukan sumber daya dan menerapkan pemeliharaan;

f.              Menunjukkan berbagai persyaratan untuk inhouse plant, peralatan atau suku cadang;

g.             Menyajikan proyeksi/ramalan biaya pemeliharaan rutin (dan korektif/preventif), seperti halnya merencanakan penggantian besar-besaran selama lima-sepuluh tahunan. Dalam mengembangkan strategi pemeliharaan, ada dua pertimbangan penting yaitu tingkat pemeliharaan (level of maintenance).

Dalam mengembangkan strategi pemeliharaan, ada dua pertimbangan penting yaitu tingkat pemeliharaan (level of maintenance) yang diperlukan untuk suatu aset, dan prioritas pemeliharaan (maintenance priorities).

1.       Tingkat Pemeliharaan

a.                   Tingkat pemeliharaan yang diperlukan untuk suatu aset dan kinerja yang diharapkan dari aset tersebut, harus dirinci dengan jelas. Rancangan tingkat pemeliharaan hendaknya;

b.        Konsisten dengan peranan yang diberikan aset dalam pemberian pelayanan;

c.         Mencerminkan kewajiban untuk memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kesehatan, keamanan, kebakaran, manajemen lingkungan, dan yang sejenisnya;

d.                 Realistis, sesuai dengan kondisi dan umur aset yang diharapkan;

e.                   Layak dilakukan dalam konteks ketersediaan sumber daya yang rencanakan;

f.         Disetujui oleh pengguna aset.

Tingkat pemeliharaan hendaknya menentukan tambahan pada kinerja aset yang mana yang dipandang kritis secara operasional, dan pada tampilan fisik mana yang dipandang penting. Di samping itu  juga menetapkan waktu respon yang diperlukan dalam hal terjadi kerusakan.

2.       Prioritas Pemeliharaan

Tugas pemeliharaan yang memiliki prioritas tertinggi harus diidentifikasi dalam strategi pemeliharaan. Hal ini akan memungkinkan usaha untuk memfokuskan pemeliharaan pada area ini apabila sumber daya ternyata menurun dari tingkat yang direncanakan.

RINGKASAN

Organisasi harus menyusun mekanisme akuntabilitas yang efektif yang memastikan penggunaan dan pemeliharaan berkelanjutan atas aset masih relevan dengan kebutuhan penyediaan pelayanan dan standar pelayanan seperti yang dijelaskan di dalam rencana pengadaan.

Entitas harus menyusun dan memelihara proses manajemen guna secara rutin memantau dan menilai aset-aset yang berada di bawah kendali mereka. Melindungi potensi pemberian pelayanan dan mengarahkan perhatian pada kesehatan dan keselamatan merupakan prioritas pada waktu pembuatan keputusan tentang penggunaan dan pemeliharaan aset. Merupakan hal yang sangat penting bahwa kinerja aset direview dan dievaluasi secara memadai guna meyakinkan bahwa hasil (outcomes) yang diharapkan telah tercapai. Kebijakan pemeliharaan memberikan dasar untuk menentukan mengapa aset dipelihara dengan cara tertentu. Kebijakan tersebut berhubungan langsung dengan strategi pemeliharaan. Pemilihan strategi pemeliharaan mencakup pertimbangan atas gabungan prosedur dan kapasitas yang memadai untuk melakukan modifikasi dan perbaikan disaat dibutuhkan.

Rencana pemeliharaan memberikan dasar untuk mengatur pekerjaan dan memonitor kinerja pemeliharaan. Rencana ini hendaknya juga menguraikan persyaratan pemeliharaan untuk suatu aset, dirinci kedalam komponen-komponen, sistem atau elemen-elemen, jika perlu. Disamping itu rencana pemeliharaan hendaknya mencakup laporan tentang sumber daya.